Secrétaire de direction

ACCUEIL/SECRETARIAT GENERAL
À pourvoir en MAI 2020

 
 
CONTEXTE
La Communauté de Communes Loue Lison (CCLL) s’étend sur un  territoire fusionné depuis le 1er janvier 2017 représentant 74 communes pour 25 000 habitants. Étendue sur un territoire de 640 km², la structure intercommunale est administrée depuis 3 pôles administratifs basés à Ornans, Quingey et Amancey.
 
Pour le pôle de Ornans, La CCLL recrute :
 
Par voie statutaire ou contractuelle, un(e) agent Catégorie C : Adjoint Administratif ou Adjoint administratif principal de 2ème classe ou Adjoint Administratif principal de 1 ère classe.
 
MISSIONS DU POSTE
MISSIONS PRINCIPALES
1-      Secrétariat Général  
2-      Gestion des assemblées
3-      Gestion des actes administratifs
4-      Gestion de l’administratif des marchés publics
 
MISSIONS ANNEXES

Aide à la gestion de l’organisation d’évènements en lien avec le service communication
 
Missions :
1 – Secrétariat de Direction
Assurer le secrétariat du Président et de la Directrice Générale des Services
Tâches de secrétariat classique : accueil téléphonique et physique des administrés, organisation, planification des réunions et diffusion auprès des différents intervenants et collaborateurs
Rédaction de courriers, courriels, comptes-rendus ou rapport
Suivi du courrier : réception, enregistrement, diffusion
Réception, tri, orientation et transmission des mails
Gestion en autonomie des dossiers confiés par la DGS
Mettre à jour la base de données des élus : adresses / mails
Suivre les représentations de la CCLL dans les différentes instances
Suivre la composition des commissions et le calendrier des réunions
Réalisation et suivi de demandes de subventions
Si besoin participation aux réunions et prises de notes
 
2- Gestion des assemblées
Avant chaque assemblée :
Recueillir, analyser et soumettre à la validation de la DGS les actes et notes de présentation fournis par les services de la Communauté de Communes
Rédiger la convocation, l’ordre du jour et le prérapport
Effectuer les convocations, organiser les séances du Conseil Communautaire (environ 10 par an), afficher la convocation et l’ordre du jour
Constituer les dossiers du Président et de la DGS
 
Après chaque assemblée :
Rédiger les délibérations (plus de 200/an)
Assurer le compte-rendu exécutoire des délibérations (signature, contrôle de légalité via le logiciel, affichage)
Elaborer le recueil des actes administratifs et du registre des délibérations
 
Gérer les séances de l’exécutif/bureau
Préparer les séances : invitation, préparation des ordres du jour
Rédiger le compte-rendu et assurer sa diffusion
 
3-Gestion des actes administratifs et des arrêtés
 
4- Gestion de l’administratif des marchés publics en lien avec le responsable des marchés publics
Rédaction des PV, convocation CAO, préparation dossiers de marchés pour le visa, rédaction des lettres aux candidats, notification, ordre de service, mise à jour du fichier de suivi des marchés
 
5-Evènements : participer à l’organisation des évènementiels tels que les inaugurations, réunions publiques, cérémonie des vœux… en lien avec le service communication.
 
 
 
PROFIL
Savoir-faire :
Expérience confirmée sur un poste similaire
Connaissance de l’environnement territorial impérative
Maîtrise des outils bureautiques : word, excel, power-point
 
Savoir-être :
Organisation – méthode – rigueur
Discrétion professionnelle – devoir de réserve
Forte capacité d’adaptation 
Sens de la communication ascendante – descendante et transversale
Disponibilité – Réactivité – Autonomie
Sens du service public et du travail en équipe
 
 
CONDITIONS DE TRAVAIL
 
Lieu d'affectation : Ornans  
 
Service d'affectation : Direction Générale
 
Temps de travail 100%   
 

CANDIDATURES
Les candidatures sont à adresser pour le 05 avril 2020 à :
Communauté de Communes Loue Lison
7 Rue Edouard Bastide
25290 ORNANS
contact@cclouelison.fr